建设工程竣工验收备案需要准备的文件，流程是建设方组织通知质量监督站人员、设计勘察人员、监理单位、施工单位共同来进行建筑物的竣工验收，项目经理和总监主持验收前的会议，一般要初验两三次（总要提很多建议整改），才能终验，终验完后土建部分的竣工验收算完了，接下来还要消防验收（有些地方可能不用单独消防验收是跟土建部分一起验收，但需要通知水电的监督站人员、水电监理、设计。
1、工程施工许可证或开工报告，复印件1份；
2、工程勘察成果及施工图设计文件审查批准书，复印件1份(2000之前无图纸审查的应提供《建筑工程勘察设计审查意见书》，《建筑抗震审查意见书》；2000年至2005年的应提供盖有建委图纸审查章的批准书；2005之后应提供《施工图文件审查情况备案表》（复印件）)；
3、勘察单位出具的质量合格文件，原件1份；
4、设计单位出具的质量合格文件，原件1份；
5、监理单位出具的质量合格文件，原件1份；
6、施工单位出具的质量合格文件，原件1份；
7、使用功能试验资料，原件1份；
8、地基、基础、结构工程验收记录及检测报告，原件1份；
9、规划部门出具的认可文件或准许使用文件，复印件1份（规划核实意见书）；
10、消防部门出具的认可文件或准许使用文件，复印件1份；
11、环保部门出具的认可文件或准许使用文件，复印件1份；
12、城建档案部门出具的建设项目档案齐全的认可文件，复印件1份；
13、建设工程质量保修书，原件1份；
14、住宅质量保证书（仅住宅项目提交），原件1份；
15、住宅使用说明书（仅住宅项目提交），原件1份；
16、工程竣工验收报告，原件1份（有电梯的项目需提供电梯竣工验收证书（原件）及电梯检测报告（复印件））；
17、备案表，原件1份；
18、施工单位出具的建设单位已按合同约定支付工程款无拖欠的证明材料，原件1份。
备注 ：有电梯的项目需提供电梯竣工验收证书及电梯检测报告